Wie ExpoMedia mit Vertriebsautomatisierung auf 1 Mio. Leads pro Jahr skaliert
ExpoMedia – eine Videoproduktionsagentur für Messeveranstalter in Frankfurt, die jetzt Kunden auf vier Kontinenten betreut. Manuell gepflegte Tabellen und verstreute Tools haben die Lead-Generierung gebremst. Wir haben eine KI-gestützte Pipeline entwickelt, die automatisch Daten sammelt, bereinigt und anreichert, sie in das CRM einspeist und automatisch Multi-Channel-Kampagnen startet.
[ CHALLENGE ]
Manuelle Prozesse bremsten das Wachstum
Gründer jonglierte Freelancer, CSV‑Dateien und drei nicht verknüpfte Apps, nur um eine Kampagne zu starten.
Über 60 % der Messe‑Leads gingen verloren; E‑Mail‑Bounces lagen bei 12 % wegen schlechter Daten.
Die Vorbereitung dauerte so lange, dass heiße Messen vorbei waren, bevor die ersten Nachrichten rausgingen.
Skalierung hätte mehr Admin‑Personal erfordert – teuer und langsam für eine schlanke Agentur.
[ LÖSUNG ]
Automatisierung mit menschlicher Kontrolle.
1‑wöchiges Prozess‑Mapping deckte jede Übergabe und Datenlücke auf.
Daten‑Engine: Individuelle Scraper + Anreicherung standardisieren 5 400 Messen und schreiben sie in einen PostgreSQL‑Hub; Dubletten und Junk werden auto‑markiert.
Vereinter Tech‑Stack: Pipedrive synchronisiert sich mit E‑Mail‑, LinkedIn‑ und SMS‑Tools; alle Touchpoints werden sofort erfasst.
Smart Routing: KI priorisiert Leads und empfiehlt je Region den besten Kanal (z. B. SMS in den USA, LinkedIn in der EU).
Task‑Automatisierung: Sales‑Reps erhalten tägliche „Next‑Action“-Queues; Ops‑Team wird automatisch informiert, um Crews zu buchen, sobald ein Deal schließt.
Gestaffelter Roll‑out: Neues System lief eine Messe lang parallel; nach > 98 % Genauigkeit wechselte das Team nach einem halbtägigen Workshop komplett.
[ ERGEBNISSE ]
1 Mio.
Lead Outreach
35%
Umsatz
2 Std.
statt 3 Tage
